Para que nuestros contactos puedan firmar los documentos en Docfav, primero debemos digitalizarlos en la sección Documentos.
Esta función permite generar plantillas que luego se completan automáticamente con los datos de los clientes, tutores o usuarios, evitando tener que rellenar manualmente cada campo y asegurando que la información sea correcta.
A continuación, te explicamos cómo crear un documento paso a paso:
1️⃣ Acceder al apartado de documentos
Ve a Configuración y selecciona Documentos.
Haz clic en el botón amarillo Crear documento para iniciar una nueva plantilla.
2️⃣ Preparar el contenido de la plantilla
Si tu plantilla está en Word, copia y pega el texto en Docfav. Esto mantiene la mayor parte del formato original, y solo será necesario ajustar detalles como la fuente o el tamaño de letra.
Si tu plantilla está en PDF, también puedes copiar y pegar el texto, pero el formato no se conservará y habrá que hacer más ajustes manuales.
3️⃣ Agregar variables
Las variables son campos inteligentes que completan automáticamente los datos de la ficha del cliente, tutor o usuario al enviar el documento.
Ejemplo: la variable Nombre tomará el nombre registrado en la ficha del cliente y lo colocará automáticamente en el documento.
Tipos de variables:
Cliente: datos de la ficha principal del contacto.
Tercero: datos del tutor seleccionado al enviar el documento.
Del usuario: datos del profesional, según lo registrado en Configuración > Usuarios.
Otro: incluye campos como fecha, firma o checkboxes, que no dependen de una ficha de contacto.
Importante: Para que las variables funcionen correctamente, los datos correspondientes deben estar completos en la ficha; de lo contrario, aparecerán en blanco.
4️⃣ Proteger la plantilla con PIN
En la parte inferior de la pantalla, encontrarás el toggle “Plantilla protegida por PIN”.
Al activar esta opción, proteges la plantilla dentro del programa, y el cambio aplica para todos los usuarios de la cuenta.
Cuando un usuario intente enviar este documento a un paciente, deberá ingresar el PIN de protección previamente configurado para poder continuar utilizando la cuenta.
Ten en cuenta que, para los clientes, las plantillas siempre llegan protegidas y con un PIN de verificación, el cual deben ingresar para visualizar y firmar el documento.
5️⃣ ¿Qué pueden hacer los clientes con el documento?
Los documentos no son editables por los clientes.
Los clientes solo pueden:
Marcar checkboxes incluidos en el documento (si los hay)
Firmar el documento
No pueden escribir, responder ni modificar el contenido; los datos se completan automáticamente mediante las variables.
Una vez firmado, podrán descargar una copia en formato PDF.